Renditeobjekt: selber verwalten – oder verwalten lassen? | key4.ch

Mehrfamilienhaus: selber verwalten – oder verwalten lassen?

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24.08.2024 | 6 Minuten

Ob Sie Ihr Mehrfamilienhaus selber verwalten oder an eine professionelle Liegenschaftsverwaltung delegieren, ist eine Frage der Prioritäten – Ihrer Prioritäten. Es handelt sich um eine klassische Güterabwägung zwischen höherer Rendite oder mehr Lebensqualität. Wie viel Geld sind Ihnen die Zeit und Nerven wert, die Sie für die Bewirtschaftung Ihres Mehrfamilienhauses aufbringen?

Das Gleiche gilt auch für die Hauswartung: Wenn Sie Zeit haben und handwerklich geschickt sind, können Sie Geld sparen und die Arbeiten am, im und ums Haus selber erledigen – oder an eine Hauswartung delegieren, die Sie in diesem Bereich entlastet.

Option 1: Verwalten in Eigenregie

Das erwartet Sie, falls Sie sich entscheiden, die Verwaltung Ihres Objekts selbst zu übernehmen:

  • Ein Mieterwechsel verursacht viel Aufwand. Fragen am Telefon beantworten, Besichtigungen durchführen, Bewerbungen auswerten, Favoriten küren, Bonität prüfen und Referenzen einholen, Favorit anrufen, persönlich kennenlernen, Modalitäten und Termine besprechen, Vertrag ausstellen, Wohnungsübergaben mit altem und neuem Mieter koordinieren, Handwerker auf Abruf halten für kurzfristige Reparaturen. Im besten Fall ist die Wohnung nahtlos vermietet, im schlimmsten steht sie einige Monate leer.
  • Ein geplatzter Schlauch verursacht einen Wasserschaden in der Waschküche und fordert Ihr Improvisations- und Organisationstalent: Sofort – womöglich mitten in der Nacht oder am Wochenende – einen Notfalldienst aufbieten, das Wasser abpumpen lassen, Interims-Waschmöglichkeit für Mieter organisieren, Raum entfeuchten, Meldung bei der Versicherung, Bausubstanz auf Schäden prüfen, Maler beauftragen, neue Waschmaschine… Der Zeitaufwand ist hoch, hinzu kommen Hektik und viele Umtriebe.
  • Wer offeriert das Streichen einer Wohnung am günstigsten? Für drei Vergleichsofferten bedeutet das drei Besichtigungstermine mit drei Malern; alle haben viel Arbeit und wenig Zeit für Offerten. Nach zwei Wochen haben Sie drei nicht direkt vergleichbare Angebote, zwei davon unvollständig. Telefonisch nachfassen, auf neues Angebot warten. Auch die günstigste Offerte hat Sie viel Zeit (und damit Geld) gekostet.

Um für die Verwaltung einer Liegenschaft gewappnet zu sein, reichen in der Regel kaufmännische Grundkenntnisse und ein Flair für Administration. Das Fachwissen können Sie sich im Selbststudium aus Büchern oder in Kursen aneignen; beides finden Sie zum Beispiel beim Hauseigentümerverband. Jedoch gilt es zu bedenken, dass Ihre Kapazitäten selbst bei gutem Vorwissen und Routine beschränkt sind.

Als Faustregel gilt: Ein MFH mit höchstens 15 Wohneinheiten können Sie als Eigentümer verwalten. Bei mehreren oder grösseren Immobilien – womöglich an verschiedenen Standorten – werden Sie als Laie an Ihre Kapazitätsgrenzen stossen. In diesem Fall dürften Sie mit einer professionellen Verwaltung besser fahren.

Das Pflichtenheft für die Verwaltung eines Mehrfamilienhauses:

  • Anlaufstelle für Mieter und Handwerker
  • Inserieren bei Wiedervermietungen
  • Wohnungsbesichtigungen organisieren und durchführen
  • Kontrolle und Leumunds-/Bonitätsabklärung der Interessenten
  • Wohnungsübergabe und -abnahme, Abnahmeprotokoll erstellen
  • Instandhaltungsarbeiten veranlassen, Schäden beheben
  • Kontakt und Korrespondenz mit Versicherungen, Banken, Behörden, Handwerkern usw.
  • Führen der Liegenschaftsbuchhaltung
  • Rechnungskontrolle und Verbuchung
  • Erstellen, Nachführen und Kontrollieren des Budgets
  • Rendite berechnen und optimieren
  • Kalkulation der Mietzinse mit Betriebskosten bei Erst- und Weitervermietungen
  • Mietzinsanpassungen bei Veränderungen von Leitzins oder Index
  • Korrespondenz mit Mietern; Form- und Terminvorschriften kennen und einhalten
  • Jahres- und Nebenkostenabrechnung mit Bericht
  • Zahlungsverkehr
  • Inkasso und Mahnwesen bei Mietrückständen

MFH regelmässig besuchen und inspizieren

  • Hauswart einstellen, beauftragen und kontrollieren; Lohn- und Sozialleistungen abrechnen
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Kontrolle von Reparaturen und Unterhaltsarbeiten
  • Bei grösseren Renovationen und Instandhaltungsarbeiten: Projektierung, Ausschreibung, Kontaktstelle, Auftragsvergabe und Überwachung

Fragen rund um die Finanzierung Ihrer Renditeliegenschaft?

Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne.

Option 2: Bewirtschaftung durch eine Liegenschaftsverwaltung

Das Honorar eines Verwaltungsmandats hängt von vielen Faktoren ab.

  • Anzahl/Standort Objekte und Wohnungen: Zwölf Wohnungen in einem MFH sind günstiger als in drei MFH an drei Standorten im Radius von 50 km.
  • Pflichtenheft/Leistungsumfang: Ist das MFH voll vermietet oder ist es eine Erstvermietung? Wer trägt das Leerstandsrisiko? Wer rekrutiert und bezahlt den Hauswart? Gibt es Renditevorgaben? Wie autonom ist die Verwaltung in ihren Entscheidungen?
  • Honorierungsmodell: Pauschal, prozentual oder nach Aufwand? Prozentual auf Brutto- oder Nettomiete? Berechnet auf Sollmiete (alle Wohnungen vermietet) oder effektive Mieteinnahmen? Basishonorar mit Erfolgsbeteiligung oder Festpreis? Verrechnung nicht inbegriffener Leistungen wie Sanierungen? Spesen?

Üblich sind Honorare in der Höhe von 4 bis 5 Prozent des Mietzinses für das Bewirtschaften eines voll vermieteten Mehrfamilienhauses inklusive Suche und Führung des Hauswarts (nicht aber dessen Lohn und Sozialleistungen). Das Honorar ist abhängig von der Anzahl und vom Standort – in Regionen mit tiefem Mietzinsniveau ist die Bewirtschaftung prozentual teurer und kostet zwischen 5 und 7 Prozent.

Das scheint nicht viel zu sein. Wenn Sie in Ihrem Gebäude zehn Wohnungen à CHF 1500 vermieten, dann nehmen Sie pro Monat also CHF 15 000, im Jahr 180 000 ein. 5 Prozent davon sind CHF 9000, die sie für die Hauswartung budgetieren müssen. Das kann Ihre Rendite substanziell schmälern.

Darauf sollten Sie bei der Vereinbarung des Verwaltungshonorars achten

  • Netto statt brutto: Bestehen Sie auf der Nettomiete als Berechnungsgrundlage – so ist der Aufwand besser budgetierbar, da zum Beispiel die Heizölpreise keinen Einfluss auf die Verwaltungskosten haben.
  • Festhonorar: Fragen Sie nach Honorarpauschalen, wenn Sie eine neue Verwaltung evaluieren. Wenn Sie wegen steigender Zinsen die Mieten erhöhen müssen, wird bei einem Prozenthonorar auch die Verwaltung teurer. Ein Pauschalhonorar gibt Ihnen Planungssicherheit.
  • Erfolgsbeteiligung: Das Honorar der Verwaltung reduziert Ihre Rendite. Doch Ihre Immobilienverwaltung kann sowohl die Kosten als auch die Erträge beeinflussen. Zum Beispiel bei einer Wiedervermietung: Mietzins anpassen oder nicht? Um wie viel? Wie schnell wird die Wohnung wiedervermietet? Wie viel kosten die Instandstellungsarbeiten, lassen sie sich reduzieren?
  • Leistungsumfang: Achten Sie darauf, dass das Honorar sämtliche Arbeiten der Verwaltung abdeckt. Oft kostet Sie ein Sparangebot mehr, wenn zum Beispiel die Bonitäts- und Referenzabklärungen bei Mieterwechseln nicht in der Pauschale inbegriffen sind und stattdessen nach effektivem Aufwand verrechnet werden. Erkundigen Sie sich nach Nacht- oder Wochenendzuschlägen bei Notfällen.
  • Erstvermietung: Bei Neubauten oder nach einer Totalsanierung ist der Aufwand der Verwaltung höher – es braucht mehr Besichtigungen, es sind mehr Bewerbungen zu beurteilen, es müssen mehr Mietverträge ausgestellt werden und vieles mehr. Entsprechend steigen auch die Verwaltungskosten. Sie können für diesen Spezialfall entweder eine Pauschale pro Wohnung (CHF 1000 bis 1500) oder einen höheren Honoraransatz (bis zu 12 Prozent ) wählen. Bei der Erstvermietung besteht die Gefahr, dass die Mieter nicht sorgfältig genug selektiert werden und die Fluktuation höher ist. Lesen Sie unter «Stolperfallen», was Sie tun können.
  • Leerstandsrisiko: Es gibt Honorierungsmodelle, bei denen die Liegenschaftsverwaltung auch das Leerstandsrisiko übernimmt. Das wird sie bestimmt nicht gratis tun, denn die Kostenfolgen von Leerständen sind gross. Je grösser das Risiko, desto grösser ist auch die Versuchung, die Mieter etwas weniger sorgfältig auszuwählen, um so alle Wohnungen vermieten zu können (-> Stolperfallen). Als Eigentümer sollten Sie in Ihrem Budget eine Reserve für solche unternehmerischen Risiken einplanen. Um diesen Betrag verringern sich Ihre Einnahmen im Fall der Fälle – den Risikozuschlag der Verwaltung bezahlen Sie aber in jedem Fall.
  • Haftung: Regeln Sie die Haftung bei Formfehlern, verpassten Fristen und Ähnlichem im Voraus (-> Stolperfallen).
  • Hauswartung: Das Thema ist so wichtig, dass wir ihm ein eigenes Kapitel widmen. Hier nur das: Es gibt gute Gründe, die Hauswartung nicht durch die Verwaltung suchen zu lassen – falls doch, sollten Sie sich zumindest ein Vetorecht ausbedingen und darauf bestehen, den Kandidaten persönlich kennenzulernen.
Person am Kosten berechnen
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Eine Liegenschaftsverwaltung suchen und finden

Diese Liste ist nicht abschliessend, sondern soll Ihnen Ideen geben, wo Sie fündig werden:

  • Berufsverbände (zum Beispiel Schweizerischer Verband der Immobilienwirtschaft [SVIT])
  • Hauseigentümerorganisationen (zum Beispiel Schweizerischer Hauseigentümerverband [HEV])
  • Lokale oder regionale Gewerbeverbände
  • Empfehlung anderer Eigentümer von Renditeliegenschaften
  • Privates Netzwerk: Architekten, Handwerker, Hauseigentümer, Juristen usw.
  • Hauswartung
  • Internet-suche

Wie gehen Sie am besten vor bei der Wahl der Verwaltung?

  1. Angebot prüfen. Die meisten Liegenschaftsverwaltungen haben eine Website. Vergleichen Sie die Selbstdarstellung und das Dienstleistungsangebot: Wie gross ist die Firma – die Grösse der Verwaltung sollte zur Grösse Ihrer Liegenschaft passen. Wie lange gibt es sie schon? Was ist ihr Kerngeschäft – die Verwaltung und Bewirtschaftung von Liegenschaften oder der Immobilienhandel? Beschreibt sie ihre Services so detailliert, dass Sie sich ein Bild machen können? Führt sie Referenzen auf oder Fallstudien?
  2. Kandidaten auflisten. Erstellen Sie eine Kandidatenliste und küren Sie Ihre drei Favoriten. Diese sollten in der Nähe Ihrer Liegenschaft domiziliert sein, um die lokalen Handwerker zu kennen und bei Problemen schnell vor Ort zu sein.
  3. Favoriten treffen. Vereinbaren Sie je ein unverbindliches Gespräch mit Ihren drei Favoriten, schildern Sie Ihr Anliegen und bitten Sie um eine Offerte. Falls es ein grösserer Betrieb ist: Bestehen Sie darauf, mit der Person zu sprechen, die später auch für Sie zuständig wäre. Erkundigen Sie sich nach seiner/ihrer Kapazität sowie der angedachten Stellvertretung bei Krankheit oder Ferienabwesenheit.
  4. Persönlich kennenlernen. Sie müssen dieser Person vertrauen können. Hören Sie auf Ihren Bauch, die Chemie muss stimmen!
  5. Ausbildung, Referenzen und Hintergrund abklären. Liegenschaftsverwaltung ist kein geschützter Beruf. Verlangen Sie Referenzen und erkundigen Sie sich. Bei Einzelfirmen: Verlangen Sie auch einen aktuellen Auszug aus dem Betreibungsregister. Ideal wäre ein Leumundszeugnis – aber Achtung: Die Frage nach einem Strafregisterauszug könnte auch negativ empfunden werden.
  6. Preise vergleichen. Vergleichen Sie die Offerten. Achten Sie auf den Leistungsumfang und das Kleingedruckte. Fassen Sie nach, wenn nicht alles enthalten ist. Gehen Sie keine langjährigen Bindungen ein. Wenn Sie mit der Verwaltung nicht zufrieden sind, sollten Sie sie jederzeit mit einigen Monaten Kündigungsfrist wechseln können.
  7. Vertrag unterschreiben. Entscheiden Sie sich. Wenn Sie unsicher sind: Verlangen Sie ein zweites Gespräch. Lesen Sie den Vertrag gründlich durch. Sind alle Leistungen aufgeführt? Stimmt der Leistungsumfang? Ist die Honorierung von Ausnahmen wie besprochen? Holen Sie im Zweifel die Meinung einer Person mit juristischer Ausbildung ein.

Stolperfallen

  • Provisionen, Umsatzbeteiligung: Klären Sie im ersten Gespräch, ob und wie Provisionen, Erfolgshonorare, Umsatzbeteiligungen, Handgelder usw. geregelt sind. Bestehen Sie darauf, dass alle Aufträge an Handwerker, Baufirmen, Lieferanten von Weisswaren usw. netto/netto in Ihrem Namen und auf Ihre Rechnung vergeben werden – und dass Ihnen sämtliche Provisionen und Ähnliches entweder ganz oder anteilsmässig (bei Jahresumsatzprämien) gutgeschrieben werden.
  • Schwarzarbeit: Halten Sie im Verwaltungsvertrag fest, dass Sie keine Schwarzarbeit dulden und dass die Verwaltung das sicherzustellen und durchzusetzen hat.
  • Mieterselektion: Gerade bei Neuvermietungen besteht die Gefahr, dass bei der Auswahl der Bewerber ein halbes Auge zugedrückt wird – zum Beispiel bei der Bonitätsprüfung. Verlangen Sie von Bewerbern nicht nur einen aktuellen Auszug aus dem Betreibungsregister, sondern auch eine lückenlose Auflistung der Domizile und Vermieter der letzten fünf Jahre. Das Betreibungsregister gilt nur für den aktuellen Wohnsitz; es zeigt nicht, ob der Bewerber an seinem vorherigen Wohnort betrieben wurde. Bestehen Sie deshalb darauf, dass auch frühere Vermieter um Referenzen angefragt wurden. Grössere Verwaltungen haben auch Abonnemente bei Bonitätsprüfern, die ebenfalls konsultiert werden sollten.
  • Erfolgsbeteiligung: Versuchen Sie bei Neuvermietungen ein Erfolgshonorar zu vereinbaren: Das Basishonorar ist sofort fällig, der Mieterspiegel nach zwei Jahren bestimmt die Erfolgsprämie. Zum Beispiel: 10 Prozent Fluktuation pro Jahr sind das Ziel. Ist der Mieterwechsel nach zwölf Monaten geringer, gibt’s einen Bonus; ist die Fluktuation grösser, gibt’s pro Mieterwechsel einen Malus. Leerstände reduzieren den Bonus pro Monat um x Prozent.
  • Haftung: Das Mietrecht definiert Fristen und Formen, deren Nichtbeachtung viel Geld kosten kann – zum Beispiel bei Kündigungen, Mietzinsanpassungen, Nebenkostenabrechnungen, Änderungen der Vertragsbestimmungen usw. Halten Sie vertraglich fest, dass die Verwaltung auch bei unabsichtlichen, fahrlässigen Fehlern für die Folgen haftbar ist, und nicht nur bei Grobfahrlässigkeit. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Verwaltung eine entsprechende Haftpflichtversicherung hat.
  • Spesen: Achten Sie darauf, dass Fahrspesen, Verpflegung und ähnliche Spesen im Honorar inbegriffen sind.
Drei Personen auf dem Balkon in einer neuen Wohnung
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Option 3: Das Netzwerk der Hauswartung nutzen

Theoretisch ist der Hauswart zuständig für die Technik Ihres Hauses. Da er oder sie aber häufig und regelmässig vor Ort ist, wird die Hauswartung zur ersten Anlaufstelle für alle Anliegen Ihrer Mieter. Deshalb ist seine Sozialkompetenz ebenso wichtig wie seine technischen Fähigkeiten. Meldungen über defekte Lampen im Treppenhaus, blockierte Rollladen oder klemmende Kellerschlösser nimmt er ebenso entgegen wie Klagen wegen zu lauter Musik, Grilladen-qualm oder Pulverresten in der Waschmaschine. Und er repariert, löst, schmiert, mahnt, schlichtet, regelt jedes Anliegen pragmatisch, freundlich und unparteiisch. Und wird deshalb für alle Parteien zur guten Seele des Hauses.

Die Hauswartung ist die wichtigste Stelle, die Sie zu besetzen haben. Es lohnt sich, nicht den erstbesten Kandidaten zu nehmen. Früher war es übrigens gang und gäbe, den Hauswart unter den Mietern zu rekrutieren. Wer weiss – vielleicht wohnt die Seele Ihres Hauses ja schon bei Ihnen und verfügt im Quartier über ein gutes Netzwerk an empfehlenswerten Handwerkern. Apropos Empfehlung: Wahrscheinlich kennt Ihr Hauswart viele lokale Immobilienverwaltungen aus erster oder zuverlässiger zweiter Hand. Fragen Sie ihn doch, mit welcher er so gute Erfahrungen gemacht hat, dass er sie Ihnen empfehlen kann.

Fazit

Die Entscheidung, mit oder ohne professionelle Unterstützung die eigenen Renditeobjekte zu unterhalten, ist letztlich immer persönlich und mit den Fähigkeiten und zeitlichen Ressourcen verbunden. Anhand des Artikels haben Sie die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Optionen sowie den ungefähren finanziellen Rahmen eines Verwaltungsmandats kennengelernt. Nutzen Sie gerne unsere Checklisten und Schritt-für-Schritt-Anweisungen, um die für Sie passende Wahl zu treffen.


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